Informations Légales

Éditeur du site

Raison sociale : AmiCalendar

Forme juridique : Entreprise individuelle

SIRET : 899 403 299 00022 R.C.S. ARRAS

Adresse du siège social : 25 rue des 2 Caps – 62000 Dainville

Téléphone : 06 82 17 46 02

Adresse email : contact@amicalendar.fr

Directeur de la publication : M. Cédric Fourré

Hébergeur

Raison sociale : OVHcloud

Adresse : 2 rue Kellermann – 59100 Roubaix, France

Téléphone : 1007 (depuis la France)

Site web : www.ovhcloud.com

2.1. Objet et acceptation

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme AmiCalendar, accessible à l'adresse app.amicalendar.fr.

En créant un compte utilisateur ou en utilisant le service, l'utilisateur accepte sans réserve les présentes CGU. L'acceptation des CGU est enregistrée avec horodatage lors de la création du compte. En cas de désaccord avec tout ou partie des présentes conditions, l'utilisateur est invité à ne pas créer de compte et à ne pas utiliser l'application.

2.2. Description du service

AmiCalendar est une plateforme en ligne (SaaS) destinée aux amicales de sapeurs-pompiers. Elle permet de gérer l'intégralité des campagnes annuelles de distribution de calendriers, et notamment de :

• Organiser les secteurs géographiques : découpage en secteurs, rues et habitations, avec visualisation cartographique interactive.
• Gérer la collecte porte-à-porte : suivi en temps réel des tournées, enregistrement des dons (espèces, chèque, carte bancaire, Apple Pay, Google Pay, TPE).
• Piloter la campagne : tableau de bord, statistiques de collecte, export des données.
• Gérer les membres : création de comptes utilisateurs, attribution de rôles et de secteurs.
• Traiter les paiements : règlement de l'abonnement par carte bancaire (Stripe) ou virement, et génération de liens de paiement pour les donateurs (HelloAsso).

L'accès complet aux fonctionnalités est réservé aux associations ayant souscrit un accès payant dans le cadre de leur campagne annuelle.

2.3. Inscription et compte utilisateur

Les comptes utilisateurs sont créés par les administrateurs de l'association au sein de l'application. L'auto-inscription n'est pas possible.

Lors de la création d'un compte, les informations suivantes sont requises :

• Adresse email (servant d'identifiant de connexion)
• Prénom et nom
• Mot de passe (minimum 8 caractères)

L'utilisateur reçoit un lien d'activation par email pour sa première connexion. Chaque utilisateur peut être rattaché à une ou plusieurs associations.

L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à jour, et à maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion. Toute activité réalisée via son compte est présumée effectuée par lui.

2.4. Rôles et permissions

L'application distingue deux rôles principaux pour les utilisateurs :

• Administrateur (Membre du bureau) : gère l'ensemble de la campagne, les secteurs, les utilisateurs, les paiements, la facturation et les paramètres de l'association.
• Amicaliste (Collecteur) : effectue la collecte porte-à-porte sur le terrain, enregistre les dons et gère les habitations de ses secteurs assignés.

L'accès aux données est strictement cloisonné par association : chaque utilisateur n'accède qu'aux données des associations auxquelles il est rattaché.

2.5. Obligations de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à :

• Fournir des informations exactes et les maintenir à jour.
• Préserver la confidentialité de ses identifiants et ne pas les partager.
• Utiliser l'application uniquement dans le cadre de la gestion de campagnes de calendriers.
• Respecter la législation en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles des donateurs.
• Informer immédiatement AmiCalendar en cas de compromission de son compte.

2.6. Utilisations interdites

Il est strictement interdit de :

• Tenter d'accéder aux données d'autres associations ou comptes non autorisés.
• Procéder à de l'ingénierie inverse, du scraping ou toute extraction automatisée de données.
• Utiliser l'application à des fins autres que la gestion de campagnes de calendriers.
• Transmettre des virus, logiciels malveillants ou tout contenu nuisible.
• Interférer avec le bon fonctionnement de l'application ou surcharger son infrastructure.
• Usurper l'identité d'un autre utilisateur.

2.7. Données saisies par l'utilisateur

Les associations sont responsables de l'exactitude et de la licéité des données qu'elles saisissent dans l'application (informations sur les donateurs, adresses, montants des dons, etc.).

Au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l'association agit en qualité de responsable de traitement pour les données de sa campagne, et AmiCalendar agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

Les données saisies par les associations restent strictement accessibles au sein de l'espace dédié de leur association, limité aux utilisateurs qu'elles ont désignés.

2.8. Propriété intellectuelle

L'application AmiCalendar, son code source, son design, ses contenus et ses fonctionnalités sont la propriété exclusive d'AmiCalendar et sont protégés par le droit d'auteur et de la propriété intellectuelle.

Les données saisies par les associations dans l'application restent la propriété de ces dernières. Les associations concèdent à AmiCalendar le droit de traiter ces données dans le cadre strict de l'exécution du service.

2.9. Disponibilité du service

AmiCalendar s'efforce de maintenir l'application accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Toutefois, AmiCalendar est tenu à une obligation de moyens et ne garantit pas une disponibilité ininterrompue du service.

Des interruptions peuvent survenir en raison d'opérations de maintenance, de mises à jour ou de problèmes techniques indépendants de notre volonté. AmiCalendar s'engage à informer les utilisateurs dans la mesure du possible en cas de maintenance planifiée.

2.10. Limitation de responsabilité

AmiCalendar met tout en œuvre pour fournir une application fiable et performante. Notre équipe s'engage à surveiller activement l'application et à corriger les dysfonctionnements signalés dans les meilleurs délais.

Cependant, AmiCalendar ne saurait être tenu responsable :

• Des données saisies par les utilisateurs dans l'application.
• Des interruptions de services tiers (Stripe, HelloAsso).
• Des problèmes liés à la connexion internet de l'utilisateur.
• De tout dommage indirect résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser l'application.
• Des cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

2.11. Modification des CGU

AmiCalendar se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par une notification dans l'application.

Les utilisateurs devront accepter explicitement les nouvelles conditions via une demande de confirmation dans leur espace personnel. La poursuite de l'utilisation de l'application après notification vaut acceptation des CGU modifiées.

2.12. Durée et résiliation

Les présentes CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation de l'application par l'utilisateur.

• Suppression de compte utilisateur : les administrateurs de l'association peuvent supprimer un compte utilisateur directement depuis l'application. Les dons enregistrés par cet utilisateur sont alors anonymisés (dissociés du compte) pour préserver l'historique de la campagne.
• Suppression du compte association : une demande de suppression complète du compte de l'association peut être adressée par email à contact@amicalendar.fr.

3.1. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») définissent les modalités de souscription et de paiement des services proposés par AmiCalendar aux associations.

3.2. Tarification

Le service AmiCalendar est facturé à l'unité, en fonction du nombre de calendriers déclaré par l'association :

• Prix unitaire : 0,095 € HT par calendrier
• Commande minimale : 100 calendriers
• TVA applicable : 0 %

Les tarifs sont susceptibles d'évolution. Le prix applicable est celui en vigueur au moment de la validation de la commande.

3.3. Campagne de test

Avant tout engagement financier, chaque association peut bénéficier d'une campagne de test gratuite afin d'évaluer la plateforme :

• Durée : 15 jours à compter de l'activation
• Nombre de calendriers : 100 (sur demande)
• Accès : l'ensemble des fonctionnalités de l'application

À l'issue de la période de test, seules les données de test liées aux dons et aux habitations sont automatiquement supprimées. Les secteurs et les utilisateurs sont conservés. L'association peut alors souscrire une campagne payante pour lancer sa véritable collecte.

3.4. Campagne normale

La campagne est activée dès la confirmation du paiement. Elle donne accès à l'intégralité des fonctionnalités de la plateforme pour le nombre de calendriers commandé.

Durée de la campagne : 9 mois à compter de la date d'activation. Au-delà de cette période, un nouveau cycle de paiement est nécessaire pour démarrer une nouvelle campagne.

3.5. Moyens de paiement

Deux moyens de paiement sont acceptés pour le règlement de la campagne :

Paiement par carte bancaire

Le paiement par carte bancaire (Visa, Mastercard, etc.) est traité de manière sécurisée par notre prestataire Stripe. Aucune donnée de carte bancaire n'est stockée sur nos serveurs. Dès la validation du paiement, l'accès complet aux fonctionnalités est activé sans délai.

Paiement par virement bancaire

Le virement bancaire est également accepté. Les coordonnées bancaires sont communiquées directement depuis l'interface de paiement de l'application. Un délai de traitement est à prévoir. L'accès complet sera activé après réception et validation du paiement.

3.6. Facturation

Une facture est générée automatiquement à la confirmation du paiement. Elle contient la référence de la transaction, le détail du service (nombre de calendriers, prix unitaire, montant total), ainsi que les coordonnées de l'association (nom, adresse, SIRET, email).

Les factures sont accessibles à tout moment depuis l'interface d'administration de l'association.

3.7. Codes promotionnels

AmiCalendar peut proposer des codes promotionnels offrant une réduction sur le prix de la campagne. Ces codes sont à usage unique et soumis aux conditions communiquées lors de leur distribution.

AmiCalendar se réserve le droit d'annuler tout code promotionnel utilisé de manière frauduleuse ou en violation de ses conditions d'utilisation.

3.8. Droit de rétractation

Conformément aux articles L221-18 et suivants du Code de la consommation, l'acheteur dispose d'un délai de 14 jours à compter de la date de validation du paiement pour exercer son droit de rétractation, sans avoir à motiver sa décision.

Toutefois, conformément à l'article L221-28 du Code de la consommation, si l'exécution du service a commencé avant la fin du délai de rétractation avec l'accord exprès de l'acheteur (notamment par l'activation de la campagne et l'utilisation des fonctionnalités), le droit de rétractation est réputé renoncé.

Pour exercer votre droit de rétractation, veuillez adresser votre demande par email à : contact@amicalendar.fr.

3.9. Politique de remboursement

En dehors du droit de rétractation, les demandes de remboursement sont étudiées au cas par cas. Aucun remboursement ne sera accordé pour une campagne déjà utilisée (dons enregistrés, données saisies).

Pour toute demande, contactez-nous à : contact@amicalendar.fr.

4.1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

• Raison sociale : AmiCalendar
• Représentant : M. Cédric Fourré
• Adresse : 25 rue des 2 Caps – 62000 Dainville
• Email : contact@amicalendar.fr
• Téléphone : 06 82 17 46 02

4.2. Bases légales du traitement

Les traitements de données personnelles effectués par AmiCalendar reposent sur les bases légales suivantes :

4.3. Données personnelles collectées

AmiCalendar collecte et traite les catégories de données personnelles suivantes :

Données des utilisateurs (amicalistes)

• Adresse email
• Prénom et nom
• Mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair)
• Rôle au sein de l'association
• Date d'acceptation des CGU
• Date de première connexion

Données des associations

• Nom de l'association
• Adresse email de contact
• Numéro de téléphone
• Adresse postale complète (numéro, rue, ville)
• Numéro SIRET
• Coordonnées GPS (latitude, longitude) pour la localisation cartographique

Données relatives aux dons

• Montant du don
• Moyen de paiement utilisé (espèces, chèque, carte bancaire, Apple Pay, Google Pay via HelloAsso, TPE)
• Statut du don
• Date et heure de l'enregistrement

Données géographiques

• Adresses des habitations (numéro, appartement, rue, ville)
• Coordonnées GPS des rues et habitations
• Zones géographiques des secteurs (polygones de coordonnées)

Données de paiement

• Montant et méthode de paiement
• Statut de la transaction
• Identifiant de transaction Stripe (PaymentIntent ID) — aucune donnée de carte bancaire n'est stockée
• Nombre de calendriers commandés et prix unitaire

Données de facturation

• Référence de facture
• Coordonnées du destinataire (nom, adresse, SIRET, email de l'association)
• Détail financier (montant HT, remise, taxes, total)

Données HelloAsso (paiements en ligne par les donateurs)

• Adresse email du donateur
• Montant du don
• Statut du paiement
• Identifiant de la transaction HelloAsso

4.4. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées aux fins suivantes :

• Gestion des comptes : création, authentification, attribution des rôles et gestion des accès.
• Exécution du service : organisation des campagnes de calendriers, suivi des tournées, enregistrement et suivi des dons.
• Cartographie et géocodage : affichage des cartes interactives et géocodage des adresses.
• Traitement des paiements : règlement des campagnes par carte bancaire ou virement, génération de liens de paiement HelloAsso pour les donateurs.
• Facturation : émission et conservation des factures.
• Statistiques : génération de statistiques de collecte (montants, répartition par moyen de paiement, par secteur).
• Communication : envoi d'emails transactionnels (confirmation de paiement, lien de paiement, réinitialisation de mot de passe, reçu de don).
• Sécurité : prévention des accès non autorisés, protection contre la fraude, journalisation technique.

4.5. Destinataires et sous-traitants

Les données personnelles peuvent être communiquées aux destinataires suivants, dans le strict respect des finalités décrites ci-dessus :

En dehors des sous-traitants listés ci-dessus, AmiCalendar ne communique aucune donnée personnelle à des tiers, sauf obligation légale.

4.6. Transferts de données hors de l'Union Européenne

Certaines données peuvent être transférées en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE) dans les cas suivants :

• Stripe Inc. : les données de paiement peuvent être traitées aux États-Unis. Ce transfert est encadré par des Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne, garantissant un niveau de protection adéquat.

4.7. Durées de conservation des données

4.8. Droits des personnes concernées

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (article 15) : obtenir la confirmation du traitement de vos données et en recevoir une copie.
• Droit de rectification (article 16) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (article 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (article 18) : demander la suspension du traitement de vos données dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité (article 20) : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droit d'opposition (article 21) : vous opposer au traitement de vos données fondé sur l'intérêt légitime.

Comment exercer vos droits

Vous pouvez exercer vos droits de deux manières :

• Par email : contact@amicalendar.fr
• Par courrier : AmiCalendar – 25 rue des 2 Caps – 62000 Dainville

Pour les utilisateurs : vous pouvez également contacter l'administrateur de votre association pour la gestion de votre compte (modification, suppression).

Nous nous engageons à répondre à toute demande dans un délai de 30 jours à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de 60 jours supplémentaires pour les demandes particulièrement complexes, auquel cas vous en serez informé.

4.9. Mesures de sécurité

AmiCalendar met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles :

• Chiffrement des mots de passe : les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée et ne sont jamais conservés en clair.
• Chiffrement des données sensibles : les identifiants d'accès aux services tiers sont chiffrés dans la base de données.
• Communications sécurisées : toutes les communications entre l'utilisateur et l'application sont chiffrées via le protocole HTTPS.
• Cloisonnement des données : chaque association n'accède qu'à ses propres données grâce à des contrôles d'accès stricts.
• Hébergement sécurisé : l'application est hébergée par OVHcloud en France, certifié ISO 27001.
• Sauvegardes régulières : des sauvegardes de la base de données sont effectuées régulièrement pour garantir la continuité du service et la récupération des données en cas d'incident.